Datenschutz – FI-Forum Bookings
Datenschutzerklärung für den Einsatz von Microsoft Bookings
Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Kunden und Geschäftspartner ist uns ein wichtiges Anliegen. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorgaben, wonach wir zum Schutz dieser Daten verpflichtet sind. Aufgrund dieser Verantwortung und gesetzlichen Verpflichtung wollen wir Sie mit den nachfolgenden Hinweisen gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Microsoft Bookings und Ihre Rechte als Betroffene informieren.
Die Informationen stellen wir Ihnen zur Verfügung, um eine transparente Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
1. Die Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Finmas GmbH
Heidestrasse 8
D-10557 Berlin
E-Mail: datenschutz@finmas.de
Für alle Fragen zum Thema Datenschutz im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen oder der Nutzung unserer Webseite können Sie sich jederzeit auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist unter obiger postalischer Adresse sowie unter der zuvor angegebenen E-Mail-Adresse (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“) erreichbar. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten Sie daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme.
3. Personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten
Zur Bereitstellung des Terminbuchungsdienstes wird Microsoft Bookings als Bestandteil von Microsoft 365 eingesetzt. Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter bzw. Unterauftragsverarbeiter im Rahmen der bestehenden Microsoft-365-Vertragsbeziehung. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft. Wir verarbeiten in Microsoft Bookings personenbezogene Daten in elektronischer Form, dienachfolgend dargestellt und im Rahmen des Arbeits- und Kundenverhältnisses erforderlich sind.
• Kontakt- und Kommunikationsdaten (dienstlich und privat): Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Termine (Zeit- und Ortsangaben mit Firmenadresse)
Im Rahmen des Arbeits- und Kundenverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir für die Terminplanung mit Microsoft Bookings benötigen. Soweit im Rahmen des Betriebs von Microsoft 365 eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt, erfolgt diese auf Grundlage der von Microsoft bereitgestellten geeigneten Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO.
4. Betroffene
Von der vorliegenden Datenverarbeitung sind betroffen:
• Kunden, Interessenten, Geschäftspartner sowie sonstige Personen, die eine Terminbuchung bei der Finmas GmbH vornehmen.
5. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die dargestellten personenbezogenen Daten verarbeiten wir zur Planung und Verwaltung von Terminen, also für Zwecke der Vertragserfüllung des Kundenverhältnisses, oder für gesetzliche Zwecke. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung Ihrer Daten für andere Zwecke erfolgt nur, soweit dies mit den Zwecken des Kundenverhältnisses vereinbar ist oder Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen zu vertraglichen und gesetzlichen Zwecken ergeben sich wie folgt:
Terminvereinbarung mit Interessenten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), Betreuung von Bestandskunden: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Organisation interner Geschäftskontakte: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus auch zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritter. Hierzu gehören insbesondere die nachfolgenden Zwecke:
• die Geltendmachung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche
• die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften
Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1f DSGVO. Diese Daten verarbeiten wir im Rahmen einer Interessensabwägung zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritter. Ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht aufgrund der dargestellten Zwecke.
6. Herkunft der personenbezogenen Daten
Diese Daten erheben wir von Ihnen selbst, indem Sie uns diese mitteilen oder selbst eingeben.
7. Empfänger der personenbezogenen Daten, Weiterleitung an Dritte
Innerhalb unserer Organisation erhalten nur Stellen und Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen. Die Nutzer des kundenindividuellen Kalenders sehen jeweils nur die Verfügbarkeit der anderen Nutzer, aber nicht Art oder Inhalt des Termins, wenn der Zeitraum nicht mehr frei ist. Weitergehende Rechte besitzen nur die Administratoren von Microsoft Bookings bei der Verantwortlichen. Auch Vorgesetzte besitzen nur die herkömmlichen Nutzungsrechte.
Soweit Dienstleister zur Auftragsverarbeitung eingeschaltet werden, geschieht dies nur auf Grundlage von Art. 28 DSGVO nach sorgfältiger Auswahl und Prüfung der technisch-organisatorischen Sicherheitsbestimmungen sowie unter Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus nach Art. 44 ff. DSGVO bei Dienstleistern außerhalb der EU.
An externe Dritte übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn dies gesetzlich oder vertraglich erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem Geschäftspartner oder gruppenangehörige Unternehmen sein. Die Übermittlung erfolgt also überwiegend für vertragliche Zwecke.
Datenübermittlungen in Drittländer ergeben sich u.U. im Rahmen technischer Notwendigkeiten (z.B. Supportzugriffe) oder einer Kommunikation (z.B. Videokonferenzen) sowie anderer in der DSGVO ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittländer.
8. Aufbewahrungsdauer und Löschfristen
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten überwiegend zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten. Ihre Daten werden gelöscht, nachdem der Zweck der Speicherung entfällt, z.B. weil die vertragliche Leistung erbracht wurde oder der gesetzliche Grund entfallen ist oder unmittelbar, sofern Sie ihre Einwilligungwiderrufen. Eine Speicherung kann auch erfolgen, wenn der Gesetzgeber dies vorsieht, etwa in einer Reihe von Fällen zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, z.B. bei Handelsbriefen mindestens sechs Jahre oder bei Buchungsdaten, Abrechnungen und Rechnungen mindestens zehn Jahre, jeweils ab Jahresende. Eine Löschung erfolgt dann nach Ablauf der Speicherfrist. Die Speicherung der Daten erfolgt auch, solange ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht, z.B. zur Rechtsdurchsetzung, Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften oder der Datensicherheit.
9. Freiwilligkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, Sie sind also nicht verpflichtet, Termine über Microsoft Bookings zu buchen. Für die Erbringung unserer arbeits- oder kundenvertraglichen Leistungen ist eine Terminbuchung allerdings notwendig. Wenn Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, können wir unsere Leistungen u.U. nicht mehr erbringen.
10. Ihre Rechte als Betroffene
Sie haben das Recht,
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Datenportabilität).
Recht auf Widerruf von Einwilligungen
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. In der Folge dürfen wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, künftig nicht mehr fortführen.Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt. Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung über alle bekannten Kommunikationswege.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.
Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung über alle bekannten Kommunikationswege.
Nach Ausübung Ihres Widerspruchsrechts werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung
der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
Auskunft, Löschung und Berichtigung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf
Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Themapersonenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:
• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Finmas GmbH